KSeF od 1 stycznia 2027: co kończy się 31 grudnia 2026, jakie są kary i co zrobić przed terminem

Od 1 stycznia 2027 roku faktura wystawiona poza KSeF wbrew obowiązkowi jest zagrożona karą pieniężną: naczelnik urzędu skarbowego wymierza ją decyzją do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a jeżeli podatku na niej nie wykazano — do 18,7% kwoty należności ogółem. Płaci się ją bez wezwania, w ciągu 14 dni od doręczenia decyzji. Do 31 grudnia 2026 roku kary nie stosuje się wcale, i tego samego dnia kończą się cztery ułatwienia, z których najważniejsze pozwala wystawiać faktury papierowe i zwykłe elektroniczne, dopóki sprzedaż nimi udokumentowana w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Obowiązkowy KSeF trwa więc od 1 kwietnia 2026, ale realnym terminem dla większości firm jest 1 stycznia 2027.

Opieramy się na ustawie z 5 sierpnia 2025 roku, która przesunęła terminy i dodała okresy przejściowe, na ustawie z 16 czerwca 2023 roku, która wprowadziła obowiązkowy KSeF i art. 106ni z karami, oraz na ustawie o VAT. Odnośniki prowadzą na stronę źródeł z datą, kiedy czytaliśmy tekst. Jak KSeF wygląda w szerszym kontekście zakładania i prowadzenia firmy — w artykule o firmie w Polsce.

W skrócie: co zmienia się 1 stycznia 2027 roku

• Kary zaczynają obowiązywać. Art. 106ni ustawy o VAT w ustępach 1–3 i 5–7 wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku. Za okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku kara nie przysługuje.
• Wysokość — do 100% kwoty podatku z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez podatku do 18,7% należności ogółem. Ustawa podaje tylko górne granice; dolnej nie ma.
• Próg 10 000 zł znika. Do 31 grudnia 2026 każdy podatnik objęty obowiązkiem może wystawiać faktury papierowe lub zwykłe elektroniczne, dopóki sprzedaż nimi udokumentowana w miesiącu nie przekroczy tej kwoty.
• Paragony przestają być fakturami. Uznawanie paragonów za faktury działa tylko do 31 grudnia 2026 roku.
• Nie będzie ostrzeżenia zamiast kary. Art. 106ni ust. 7 wyłącza stosowanie art. 21a Prawa przedsiębiorców, czyli przepisu o pouczeniu przy pierwszym naruszeniu.
• To nie jest sprawa karna. Przy naruszeniach wskazanych w ust. 4 nie wszczyna się postępowania o przestępstwa ani wykroczenia skarbowe — kara jest administracyjna, wymierzana decyzją.

Co kończy się 31 grudnia 2026 roku: cztery ułatwienia

Pierwsze dwa stoją na tekście ustawy, który przeczytaliśmy. Dwa pozostałe znamy ze strony Ministerstwa Finansów i tak je tu podajemy — strona urzędu stoi niżej niż ustawa, a tych dwóch przepisów w odczytanym tekście nie było.

Próg 10 000 zł: komu przysługuje i w którym momencie się go traci

Tu krąży nieporozumienie, które sami powtórzyliśmy i poprawiamy niżej. Przepis brzmi tak, art. 145m ust. 1: w okresie od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026 podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

• Nie ma warunku „wykluczenia cyfrowego”. Ani braku narzędzi, ani wieku, ani niepełnosprawności, ani żadnego oświadczenia. Warunkiem jest sama kwota miesięczna.
• Liczy się miesiąc, nie rok. Próg odnawia się każdego miesiąca i dotyczy wartości faktur wystawionych w tym miesiącu, wraz z podatkiem.
• Prawo traci się w trakcie miesiąca, art. 145m ust. 2: począwszy od tej faktury, którą przekroczono 10 000 zł. Nie od następnego miesiąca i nie od następnej faktury po przekroczeniu — od tej właśnie.

Praktycznie: wystawiłeś w marcu osiem faktur na 9800 zł razem i wystawiasz dziewiątą na 500 zł. Ta dziewiąta musi już być fakturą ustrukturyzowaną w KSeF, bo to nią przekraczasz próg. Jeżeli planujesz korzystać z tego ułatwienia do końca roku, nie możesz go planować miesiącami — trzeba liczyć narastająco przy każdej kolejnej fakturze.

POPRAWKA, I BŁĄD BYŁ NASZ. 5 listopada 2026 nad ranem opublikowaliśmy w czterech wersjach językowych artykułu o firmie w Polsce, że próg 10 000 zł „dotyczy wyłącznie podatnika wykluczonego cyfrowo” i nie jest ulgą dla małych firm. Sformułowanie o wykluczonych cyfrowo pochodzi ze strony Ministerstwa Finansów i opisuje cel przepisu, nie jego przesłankę. Dla czytelnika znaczyło to, że musi wejść do KSeF od 1 kwietnia 2026, choć ustawa dawała mu czas do 31 grudnia — czyli przypisaliśmy mu obowiązek, którego nie miał. Poprawiliśmy to tego samego dnia i zapisaliśmy na stronie źródeł.

Kary za faktury poza KSeF od 1 stycznia 2027: do 100% podatku

Wysokość: do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a gdy podatku nie wykazano — do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Ustawa określa wyłącznie górne granice: nie ma ani kwoty minimalnej, ani minimalnego procentu, więc wysokość w konkretnej sprawie zależy od decyzji naczelnika urzędu skarbowego.

Jak się ją płaci: karę wymierza naczelnik urzędu skarbowego decyzją, a płaci się ją bez wezwania, na rachunek właściwego urzędu, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, ust. 3. Wpływy są dochodem budżetu państwa, ust. 2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się dział IVA Kodeksu postępowania administracyjnego, ust. 5, a odpowiednio — dział IV Ordynacji podatkowej, ust. 6.

Dlaczego nie będzie pouczenia zamiast kary za pierwszy raz

Art. 21a Prawa przedsiębiorców każe organowi przy pierwszym naruszeniu odstąpić od kary i poprzestać na pouczeniu, jeżeli przedsiębiorca naruszenie usunął. Art. 106ni ust. 7 wyłącza stosowanie tego przepisu. Czyli mechanizm „pierwszy raz bez konsekwencji”, na który wiele firm liczy przy nowych obowiązkach, przy KSeF nie działa — i to jest najmocniejszy argument, by nie zostawiać wejścia do systemu na koniec grudnia.

Osobno: przy naruszeniach obowiązków z art. 106ga ust. 1, 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 i 106nh ust. 2 nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe ani wykroczenia skarbowe, ust. 4. Kara pieniężna zastępuje tu odpowiedzialność karnoskarbową, a nie dodaje się do niej.

Paragony z NIP: do 31 grudnia 2026 faktura uproszczona, potem już nie

Paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy jest fakturą uproszczoną na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, a strona Ministerstwa Finansów podaje dla tej konstrukcji próg 450 zł (100 euro). Od 1 stycznia 2027 paragony z NIP nadal można wystawiać, ale nie będą fakturami uproszczonymi — tak podaje ta sama strona. Oznacza to, że sprzedaż dokumentowana dotąd paragonem z NIP wymaga faktury ustrukturyzowanej, a sam paragon zostaje dowodem sprzedaży bez funkcji faktury.

Odrębnie, w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku paragony fiskalne uznaje się za faktury zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 145n ust. 1 pkt 2 — i ten przepis przeczytaliśmy w tekście ustawy.

Faktura w trybie offline24 bez numeru KSeF nie jest fakturą

Według strony Ministerstwa Finansów faktura wystawiona w trybie offline24, która nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT; nabywcy można wtedy wydać potwierdzenie transakcji. Kara z art. 106ni ust. 1 pkt 3 dotyczy właśnie nieprzesłania takiej faktury do KSeF w terminie — a samego terminu ta strona nie podaje i w odczytanym przez nas tekście ustawy go nie było. Jeżeli zamierzasz pracować w trybie offline, to jest ten jeden parametr, który musisz ustalić przed 1 stycznia 2027 roku, bo od niego zależy, czy kara w ogóle może cię dotknąć.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027 roku

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF 10 lat od końca roku ich wystawienia, według strony Ministerstwa Finansów — po wejściu do systemu archiwum faktur sprzedaży prowadzi się więc inaczej niż dotąd.

Czego tu nie napiszemy

Trzy rzeczy, o których nie da się u nas przeczytać prawdy, bo jej nie ustaliliśmy:

• Termin przesłania faktury z trybu offline24 do KSeF. Kara za jego naruszenie istnieje, art. 106ni ust. 1 pkt 3, ale samej liczby dni nie podaje ani strona Ministerstwa, ani przeczytany przez nas tekst.
• Zakres obowiązku z art. 108g — numeru KSeF w płatnościach. Wiemy ze strony Ministerstwa, że był odroczony do końca 2026 roku; treści przepisu nie czytaliśmy.
• Jak urząd będzie ustalał wysokość kary w granicach „do 100%”. Ustawa nie podaje kryteriów, a praktyki jeszcze nie ma — pierwsze decyzje mogą być wydane najwcześniej w 2027 roku.

Każdy serwis, który podaje tu konkretną liczbę dni albo konkretną kwotę kary, podaje coś, czego w tych przepisach nie ma albo czego my nie znaleźliśmy. Sprawdź to u swojego doradcy, a nie u nas.

Jak sprawdzić to samodzielnie

1. Ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203: art. 2 pkt 1 lit. h i lit. o — zmiany art. 106ni i art. 145m; art. 2 pkt 5 lit. b — wejście w życie art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 z dniem 1 stycznia 2027 r.
2. Ustawa z 16 czerwca 2023 r., Dz.U. 2023 poz. 1598: art. 106ni ust. 1–7 w ustawie o VAT — podstawy i wysokość kary; art. 145m ust. 1 i 2, art. 145n ust. 1 pkt 2 — okresy przejściowe.
3. Ustawa o VAT: art. 106e ust. 5 pkt 3 — faktura uproszczona; art. 108g — numer KSeF w płatnościach; art. 106nda, 106nf, 106nh — tryby offline i awaryjne.
4. Prawo przedsiębiorców, art. 21a — pouczenie zamiast kary, wyłączone przez art. 106ni ust. 7.
5. ksef.podatki.gov.pl — „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy” i „Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne”: harmonogram, okres bez kar, paragony z NIP od 2027 roku, offline24, 10 lat przechowywania.

Najczęstsze pytania o KSeF od 2027 roku

Kiedy to nie jest prosta sprawa

Wejście do KSeF jest proste, jeżeli masz jedno biuro rachunkowe, jeden program do faktur i kilka faktur w miesiącu. Inaczej jest, gdy:

• korzystasz z progu 10 000 zł i nie wiesz, czy w tym miesiącu już go nie przekroczyłeś;
• wystawiasz faktury w dwóch systemach albo część ręcznie;
• faktury wystawia za ciebie biuro rachunkowe i nie macie ustalonych uprawnień w KSeF;
• pracujesz w warunkach, w których tryb offline jest regułą, nie wyjątkiem;
• dokumentowałeś sprzedaż paragonem z NIP i nie wiesz, co zrobić od stycznia;
• jesteś cudzoziemcem prowadzącym działalność w Polsce i nie masz podpisu elektronicznego ani profilu zaufanego do uwierzytelnienia w systemie.

Opisz sytuację w formularzu poniżej: jak wystawiasz faktury dzisiaj, ile ich jest w miesiącu i kto je wystawia. Napisz, czym fakturujesz i na jaką kwotę w miesiącu — odpowiemy, co musisz zmienić do 1 stycznia.